REFERAT HOVEDSTYREMØTE

Dato/tid: Tirsdag 030309, 19.00 – 22.00.

Sted:  Siljanhallen

Til stede:  Johan Smit (leder), Ole Arne Kiste (nestleder), Simen Breian, Geir Allum, Hilde Thorbjørnsen og Frode Berg fra SIL-styret.  Ellen Kløverød (damegruppa), Mette Sivertsen (ungdomsgruppa), Rolf Staulen (skigruppa) og Anita S. Hole (fotballgruppa).

Forfall:  Solfrid Tveitan og Mari Ann Aadalen 

Sak 17/09 Godkjenning av referat fra forrige hovedstyremøte (12. februar)

Referat godkjent 

Sak 18/09 Hallen – listverk i gymsalen og utvendig maling

Lister: Gjøres på dugnad når Nicro har maskinen til slike lister klar.

Listene blir i stål, hovedgrunn: holder langt bedre og lengre. 

Maling: Det er hentet inn et par tilbud, venter på ett til. Begge tilbudene relativt dyre.

Vurderes at noe settes bort og noe gjøres på dugnad. 

Sak 19/09 Nøkkel, hvem bør ha hvilken nøkkel?

Rolf har en oversikt – så korrekt som det er mulig. En del nøkler har nå ukjente ”adresser” etter en del intern bytting siste år – noe som ikke skal skje. Alle skal kvittere ut og levere inn nøkler hos Rolf ved avsluttet forhold.

Det skal byttes lås mellom møterom og ungdomsklubb og inn til vektrom.

Rolf og Johan bestemmer hvem som skal ha nøkkel/nøkler.

Rolf fortsetter med ansvaret. 

Sak 20/09 Grasrotandelen – hvordan får vi støttespillere

Vi skal ha inn annonser flere steder:

• Kommunens kulturavis.     Ansvar Johan
• Legge ut registreingsskjema hos Spar Siljan . Ansvar Johan.
• Få en side i idrettslagets avis.    Ansvar Frode.

 

Sak 21/09 Økonomisystem og medlemssystem 

Økonomisystem:

Det mest ideelle er å føre regnskapet selv i stedet for å sette det bort.

Har noen på lista til å gjøre dette, mot honorering.

Styret mener dette gir bedre kontroll og er langt rimeligere.

Idrettens foreningsregnskap – Mamut – skal brukes.

Ingen innvendinger. 

Medlemssystem:

Valget falt på klubben.online, som også har en link mot regnskapssystemet.

Ingen innvendinger. 
 
 
 
 
 

Sak 22/09 Internett - Siljanil.no – oppdatering i forhold til sponsorer

Opprydning av samarbeidsavtaler. Legg til sponsorer/samarbeidspartnere som ikke ligger der, og fjern de som vi ikke har avtale med. 
 

Sak 23/09 Ekstraordinært årsmøte i fotballgruppa den 12. mars vedrørende valg

Anita informerte:

Ingen lederkandidat (eller nestleder) per dags dato. Håper på det innen det ekstraordinære årsmøtet. Uten det vil fotballen bli lagt under hovedstyret.

Seks av åtte medlemmer går nå ut av fotballstyret.

Viktig for hovedstyret å få en leder på plass. Hovedstyret mener at fotballgruppa må definere lederens jobb raskt (få på plass en arbeidsinstruks), slik at den/de aktuelle vet hva de går til. 

Sak 24/09 Felles Økonomi – hvem trenger egen konto

Idrettslaget skal ha felles økonomi – noen grupper ønsker egen driftskonto.

Fotball: Usikkert om behov.

Skigruppa: Må ha.

Damegruppa: Diskuteres på møte 11.03.

Ungdomsgruppa: Må ha.

Turn: Har hatt egen. Avsluttes. 

Ungdomsgruppa holder på med å rydde opp i regnskapet fra tidligere. Jobber med å få adgang til å handle på kreditt flere steder, etter at gruppa ikke har fått dette den siste perioden. 

Hilde setter opp forslag på system for konti for egne lag. 

Sak 25/09 Kunstgressprosjekt

Det ble satt av 750 000 kroner til dette på årsmøtet.

Johan og Per Arne har jobbet litt med dette.

Noe delte meninger om det videre arbeidet og realismen i prosjektet i styret.

Jobbe hardt for å få med kommunen.

Roger Johnsen kommer til å lede kunstgressprosjekt komitéen.

Vedtatt at man skal jobbe videre med dette. 

Sak 26/09 Sandvolleyball prosjekt

Kan søke om midler til slike prosjekt fortløpende.

Kjell Olav har sagt seg interessert i å være med på dette.

Ca kostnad på 100 000 kroner, der utgiftene i utgangspunktet dekkes inn av spillemidler, kommunen, idrettslaget og dugnadsarbeid.

Vedtatt at man skal jobbe videre med dette. 

Sak 27/09 Skileik prosjekt

Tre alternativer til område:

a) nærliggende til skolen og lysløypa

b) nærliggende til skolen og lysløypa

c) ved skisenteret 

Styret positive til tankene/planene.

Mener alternativene med nærhet til skolen er de beste for å få best mulig nytte av området.

Vedtatt at man skal jobbe videre med dette. 

Sak 28/09 Omorganisering 
 
 
 

Sak 29/09 Hvilke utvalg skal vi ha og hvem skal sitte i de

På bakgrunn av vanskeligheter med å få folk til diverse valg, blir det jobbet med en omorganisering av idrettslaget.

Johan hadde jobbet fram et forslag på div. utvalg. Han finner to stykker til å se nærmere på dette sammen med ham. 

Forslag til utvalg:

Sportslig utvalg - lag og undregrupper

Økonomiutvalg -

Ungdomsutvalg - barne og ungdomsråd

Kontigentutvalg - evt.

Arrangementutvalg - hvordan arr. i div grupper

Sponsorutvalg  - jobbe inn mot dette. Hva får sponsorene? Hva kreves?

Dugnadsutvalg - generere penger inn. Fysisk dugnad. Begge deler?

Tilskuddsutvalg - gjennomgå og evt ske på div midler og tilbud idrettslaget mottar. Gjelder  også stipend fra f.eks bedrifter.

Medlemsutvalg - laget har 830 medlemmer. Men hvem er de? Noen som må strykes? Nye inn? Her må det ryddes opp.

Vedtatt at man skal jobbe videre med dette. 
 

Sak 30/09 Kafé kveld

Bakgrunn: Ønsker å trekke flere seniorer til idrettslaget. Disse er en stor ressurs og vil kunne gjøre svært god nytte av seg i idrettslaget.

Tanke om å arrangere kafé-kveld med kaffe/kaker og litt samtale/diskusjoner rundt idrettslaget, dets posisjon i bygda, rolle i samfunnet o.l. 

Sak 31/09 Eventuelt

1) Kreativ bruk av idrettslagets penger?

Innspill Johan: Hva med at idrettslaget sammen med Grenland Skisenter sponser barn og unge i bygda med billigere heiskort i skisenteret?

Dette ble nedstemt i forhold til at man mente at pengene heller burde brukes til vedlikehold/oppgradering av lysløypa.

Neste møte:

Hovedstyremøte

DAG/DATO: Tirsdag 17. mars 2009.

TID: kl. 18.00

STED: Siljanhallen 

Frode Berg

Sekretær, 04.03.09