REFERAT HOVEDSTYREMØTE

Dato/tid: Onsdag 12. desember 2007 kl 1900 - 2130

Sted:  Siljanhallen

Tilstede:  Kjell Olav Høiseth (leder), Johan Smit, Mona Gry Thygesen og Per Arne M. Hanssen fra SIL styret, Heidi Vasdal (org.sekretær), Even Elseth og Marianne Bergeland (SiljanFotball)

Forfall:  Bjørn Arild Aadalen, Simen Breian, Geir Allum, Mona L. Forsberg (fra SIL styret) 
Rolf Staulen (skigruppa), Gro Dahler (damegruppa) og  
Andres Ekornrød (ungdomsgruppa) 

1. Referat fra forrige møte

Referatet godkjent uten bemerkninger. 

2. Post

Kjell Olav videreformidlet diverse post til de som skal ha den.

• Optisk sortering: SIL og hallen MÅ også sortere avfallet. Ansvar. Simen Breian
• SIL har sendt en søknad til Siljan kommune om økonomisk støtte til NY PARKETT i hallen. Svar: Avslag. Begrunnelsen kan leses på hjemmesida.

 

3. Dialog med Siljan kommune

• OK dialog med kommunen.

• Møter som har vært avtalt med kommunen har blitt UTSATT. Nytt møte skal finne sted i starten av 2008. Man kan jo undre seg over hvorfor møte på møte på møte blir UTSATT.
• SIL har sendt to søknader til Siljan kommune:
1. Søknad om økonomisk støtte til SIL pga. bortfallet av automatinntektene.
2. Søknad om økt driftstilskudd til hallen. Eksisterende avtale med kommunen er for DÅRLIG. Per i dag betaler kommunen 60 % av utgiftene. Det viser seg at den reelle bruken for kommunen er på 75 %. Derfor har SIL søkt om å endre avtalen til 75 %.

 

4. Økonomi ved Heidi Vasdal

Heidi la fram litt om SILs, hallens og undergruppenese økonomiske tilstand. Vanlig prosedyre for regnskapene er å sjekke dem hver tredje måned. Det er dessverre ikke alle undergruppene som levere de viktige papirene – DETTE ER BEKYMRINGSFULLT!! 

Ungdomsgruppa.

• NULL KONTROLL!!
• Merknad: Heidi har vært i kontakt med undergruppas kasserer flere ganger, men ingen ting skjer – dessverre.

 

Skigruppa:

• FULL KONTROLL

 

SiljanFotball:

• FULL KONTROLL
• Merknad: Even får en stor dose ros fra vår org.sekretær får en solid utført jobb.

 
 
 
 
 

TURN:

• FULL KONTROLL

 

SIL:

• FULL KONTROLL

 

HALLEN:

• FULL KONTROLL

 

à Heidi har en merknad om at ALLE gruppene MÅ betale ARBEIDSGIVERAVGIFT. 

5. Budsjett for 2008 ved Heidi og Johan

Det ble referert fra et arbeidsmøte hvor budsjettene var innholdet. På møtet deltok representanter fra SIL styret, Rolf S. fra skigruppa og Even E. fra SiljanFotball. 

Budsjettene blir lagt fram på årsmøtet. Kort fortalt blir det vanskeligere å drive idrettslaget, poenget er at Siljan kommune MÅ bidra mer økonomisk. 

6. Medlemsregistrering

• Situasjonen pr. i dag er at det er kun Heidi V. som gjør dette. Det unnebærer at det er kun hun som har oversikten. Hun bruker et helt greit program på dataen. Problemet er at denne medlemsregistreringa kun ligger på hennes datamaskin.

• I følge NIF skal medlemslistene ligge på nettet.
• Konklusjon: Noe MÅ gjøres. Dagens medlemslister MÅ over i et annet dataprogram. Heidi og Even jobber videre med den saken.

 

7. Avtale Sparebank 1 Telemark ved Per Arne

Undertegnede refererte fra møtet i Sparebanken 1 Telemark.

Utdeling av Foreningsbonusen

”Alle” idrettsforeningen som møtte mottok 10 000 kroner. Gulset IF hadde gjort noe mer, og mottok derfor 20 000.

      Kommentar:

     * På dette møtet er det svært viktig å stille med en representant. Er man ikke fysisk

        tilstede er det store muligheter for at pengene blir overført til en de andre klubbene.

     * Pengene skulle overføres til klubbenes konto. 

* Forlag: Mona Gry og Heidi MÅ sjekke at det kommer inn 10 000.- på konto.

  Den symbolske sjekken er på plass på kontoret i hallen. 

Samarbeidsavtalen:

• GRUNNBELØP (30 00.-):

  à Det utbetales når banken er invitert til et hovedstyremøte og mottatt oversikt over

       styresammensetningene.

  Kommentar:

        * Dette grunnbeløpet varierte etter idrettslagenes størrelse. Det vil si etter antall

                 medlemmer. Det er mulige grunnbeløp. 

• AKTIVITETSTILSKUDD:

à Utbetales når banken har mottatt bilder av de ulike laga med draktsett med logo.

Kommentar:

     * De var ikke så veldig nøye på selve antall utøvere, MEN som det står i vår avtale er

       10 et greit tall.

     * Bildene skal brennes på en CD eller sendes pr. mail. 

     * Forslag 1: at SiljanFotball arrangerer en felles kveld hvor man tar bilder. Lage et

        oppsett over lag og tidspunkter som bildene skal tas.

     * Forslag 2: Skigruppa må også ta bilde hvert år med treningsdressene/jakkene på.

     * Forslag 3: Det er også mulig å få ta bilde av aerobicdamene og idrettskolebarna

        hvor de har på seg T-SKJORTER med logo på. Det vil utløse penger.

        Er det noen som vet om hvor man kan få tak i gratis T-SKJORTER?

      à Dokumentasjon på annonser som har stått i avisa utløser fra 500-1 000 kroner.

      Kommentar:

            * Det koster litt mer å ta med logoen i annonsen, men det gir mer tilbake

                          (dette i følge de andre klubbene).

            * Forslag 1: Det første jeg tenkte på er STREETFOTBALLEN som er i januar.

                          Er det mulig å sette inn en annonse i avisa?

      à Banken vil at vi henter SEIL/”BANNERE” med logoen. Ta bilder, og det vil

                utløse kroner.

            * Forslag: STREETFOTBALL, SILJANSPRINT, TROLLMYRA FOTBALLSKOLE

                           (det er det jeg kommer på i farta). 

• KLUBBENES-NETTSIDER:

  à Sparebank 1 Telemark kommer med et tilbud rundt dette. Det var snakk om en digital

      pakke som inneholdt: SMS, E-POST, DISTRUBUSJON OG  INNKREVING AV DE

       ULIKE AVGIFTENE.

           Kommentar:

            * Dette tilbudet skulle være svært billig.

            * Det skulle være klart utpå nyåret, 2008, ca. februar-mars.

            * De ønsket at en klubb kunne teste det ut.

            * Forslag: Her MÅ jeg melde pass. Mitt forslag er at Even Elseth, Heidi Vasdal

                          kan se på dette.  

• MEDLEMSLISTENE:

  à Punktet i samarbeidsavtalen hvor det står at Sparebank 1 Telemark vil ha tilsendt disse

       listene – vil ikke bli håndhevet. 

• SILs HJEMMESIDE:

     à Der skal det være en logo (det er det).

      Kommentar:

            * Banken ønsket at det lå en link til bankens hjemmeside på SILs hjemmeside.

                          Gjerne at det går an å klikke på logoen. www.sb1telemark.no

     * Forslag: Beklager, Even. MEN kan du se på det (kan hende at det er en link

                          allerede). DETTE ER I ORDEN, OG VAR I ORDEN FØR MØTET!!! 

• DUGNAD:

à Sparebank 1 Telemark inviterte idrettslaga til dugnad. Den siste var å vaske kontorene i Skien. Da ble alle lag invitert, men noen lag og gjerne flere får jobben.

Kommentar:

              * På en slik dugnad var det gode penger å hente (sa de klubbene som hadde deltatt). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

• SØKE OM PENGER FRA OVERSKUDDET:

à Her er det mulig å søke om penger som skal deles ut til ulikt formål. Poten var rundt 3 millioner, trodde de. De oppfordrer alle til å søke. I løpet av desember vil det ligge søknadskjemaer på bankens hjemmeside, www.sb1telemark.no., og søknadsfristen var en i januar.

  Kommentar:

        * Det MÅ søkes. Søknadsskjemaet skal være til å fylle ut. Det var noen opplysninger

                som måtte være med blant annet medlemstall og noe annet fra budsjettene.

        * Forslag: Kan Johan og Heidi følge med på nettet og sende inn en søknad? 

8. Gruppenes tid (stikksordform)

SiljanFotball:

• Rapporterer om harmoni i gruppa.
• Enda viktigere: Neste år styresammensetning er så å si klar. De fleste fortsetter. Det jobbes med å få en nestleder som SKAL overta ledervervet.
• Streetfotball arrangementet: Planlegginga er godt i gang, og leder har god oversikt. Det kommer stadig påmeldinger fra ivrig ballsparkere (for oppdateringer gå inn på www.siljanfotball.no)
• Tilbakemedlinger til SiljanFotball:

* Meget bra at det har blitt arrangert TRENER 1 kurs. Deltagelsen på har vært god, og

Telemark fotballkrets er også godt fornøyd med oppslutningen. Bare ved å få til dette

har SiljanFotball gjort seg godt bemerket i TFK.

            * Under vintersesongen kan laga legge utstyr i den ene instruktørgarderoben. Der skal

               også kompresorpumpa stå. 
 

Skigruppa. Selv om Rolf S. meldt forfall har han gitt oss beskjed om Skigruppa tilstand pr. mail. Her er noe:

• Har kjøpt inn hopputstyr til 22.000.-. Har søkt kretsen om økonomisk støtt til dette.
• Det er seks aktive rekrutter er veldig bra. Best i Grenland!
• Det har vært fem på langrenn i år allerede, med glimrende resultater.
• Selve aktiviteten er nå "spisset". Tre veldig aktive rekrutter i langrenn –

William Christensen, Joakim Christensen og Kjetil Staulen. To litt eldre og gode gutter -Vemund Gurholt og Fredrik Gurholt. I hopp er det seks ivrige rekrutter med Kjetil S og Joakim Eriksrød i spissen.

• Ole Johan har vært syk i høst men er nå tilbake i hoppbakken.
• Det har blitt kjørt opp løype på Mykle.
• Rolf S. har tett dialog med kommunen ved R Sølland.
• Gruppa har lite med inntekter og satser på SIL sprinten. Håper noen melder seg til å "dra den". Nils Petter Holt har ringt meg og vil bidra. Det hjelper, men dette er en utfordring til de voksne som har barn på sprint.
• Gruppa har penger på bok, men må styre forsiktig.
• Nettsiden vår er flittig brukt.

 

9. Eventuelt

• Kunstgressgruppa ser det som en nødvendighet å bli med i Grenlandssamarbeidet. Dette samarbeidet jobber pr. i dag med å få til 18 kunstgressbaner i Grenlandsområdet. Ved å være med i dette samarbeidet vil det hjelpe stort på utredninga rundt kunstgressbanemuligheten til SIL og i Siljan. Gruppa spør om tillatelse til å bli med i dette Grenlandssamarbeidet. Det er SIL som da selvfølgelig MÅ bli med i samarbeidet. Presisering stå som medlem.

 

Hovedstyret gir tillatelse til å bli med. Et forbehold er det: Hvis det er snakk om utgifter for SIL eller SiljanFotball MÅ det bli brakt tidlig på bane og tas opp i de respektive gruppene. 
 

• Forslag fra SiljanFotball: Gruppa ønsker en person som KUN jobber med å få inn sponsorkroner til SIL. SIL overtar alle eksisterende sponsoravtaler pr. i dag. Det blir da SILs oppgave å fordele kronene til undergruppene. Denne personen behøver ikke være medlem i SIL styret.

 

Hvorfor dette? Det vil gi bedre oversikt, og være enklere spesielt for bedriftene i Siljan.

Hvem egner som til denne jobben? Noen som har forslag, ta kontakt med Kjell Olav Høiseth.  
 
 

• Neste SIL styremøte: EN GANG I JANUAR, INNKALLING KOMMER PR. MAIL

 

• ÅRSMØTE AVHOLDES SISTE UKA I FEBRUAR

 

    à UKE 9 , FREDAG 29.02.08 er et forslag.

    à Årsmøtet til SiljanFotball avholdes før årsmøtet til SIL. 
 
 

Per Arne M. Hanssen

Sekretær, 15.12.07