REFERAT HOVEDSTYREMØTE

Dato/tid: Torsdag 12. februar 2009 kl 19.30 – 22.15

Sted:  Siljanhallen

Til stede:  Karsten Helgerud (leder), Bjørn Arild Aadalen (nestleder), Johan Smit, Simen Breian, Solfrid Tveitan, Geir Allum og Per Arne M. Hanssen fra SIL styret, Ellen Kløverød (damegruppa), Per Høhrbye (ungdomsgruppa), Lise Rønningene (valgkomitè SiljanFotball) og Morten Sem (valgkomitè). 

Forfall:  Mari Ann Aadalen (kasserer), Ole Arne Kiste, Heidi Vasdal (org.sekretær),  
                        Rolf Staulen (skigruppa) og en representant fra SiljanFotball 

Sak 1/09 Godkjenning av referat fra forrige hovedstyremøte (22. oktober 2008)

Referat godkjent 

Sak 2/09 Valg (stikkordsform)

SiljanFotball:

• Leder – og nestelederverva er ikke besatt.
• Valgkomitèen har ringt ca. 90 personer.
• Komitèen jobber videre med saken.

 

SIL-styret:

• Mangler ledervervet!?!
• Alle andre verv er besatt.
• Komitèen har ringt mange.
• Johan Smit påtar seg ledervervet

 

Hovedstyret berømmer begge valgkomitèene for deres iherdige jobb. 

Sak 3/09 Gruppenes tid (stikkordsform)

Damegruppa:

• Forslag til skigruppa om å ha en kasse med giroer til å gi et bidrag!
• Et tre henger over en ledning à Det MÅ fikses!

à Dette gjelder vel lysløypa? 

Ungdomsgruppa:

• Ny leder: Mette Sivertsen mob.tlf.: 40 40 13 71
• Gruppa tar kontakt med D. Nordstrøm ved kommunen for å søke om tak over døra til disco`n.
• Prøver med disco hver fredag.

 

Sak 4/09 Trollmyra

• Uenighet mellom SiljanFotball og SIL om å få fjernet trærne ved Trollmyra.

 

Sak 5/09 Lysløypa

• Karsten har vært i kontakt med den uheldige familien som ble utsatt for ubehagligheter av ”en mann med kondomdress og staver”.

 
 
 
 

Sak 6/09 Hallen, gulvet – hva gjenstår?

• NICRO lager lister. Begynner om 2 uker. Noe blir gjort på dugnad og noe skal betales.

 

Ansvar for å følge opp saken er Johan og Ole Arne. 

Sak 7/09 Nøkkel, hvem bør ha hvilken nøkkel?

• Alt for mange som har nøkler.
• 600-700 kr. pr. lås og nøkkel for å bytte.

 

Det nye styret MÅ gjøre noe med nøkkelsituasjonen i forhold til hallen. 

Sak 8/09 Medlemssystem/Idrettsregistrering

• Idrettstinget krever at alle medlemmer skal registreres.
• Registreringa må være på plass før 20. februar.
• Registreres på n3sport.
• SB1T har tilbud om et meget godt registreringsprogram (jamfr. Lise Rønningene).

 

Johan sjekker nærmer ut hvilket program som SIL skal bruke. Videre er Johan villig til å gjøre en del av jobben mot godtgjøring. Hovedstyret sier at det er OK. 

Sak 9/09 Grasrotandelen

• SIL er registrert i frivillighetsregisteret.
• SIL har lagd en enkel plakat som skal settes opp på SPAR Siljansenteret.
• En påmindelse om ”grasrotandelen” Må legges ut på hjemmesida igjen. Per Arne gjør det.

 

Sak 10/09 Sponsorarbeidet

• Arild Godal har sagt i fra at han dessverre ikke kan gjøre denne jobben.
• Pr dags dato gjør ingen denne jobben.
• Sponsorbiten MÅ settes organiseres i et ryddig og oversiktlig system.

 

Sak 11/09 Økonomi – regnskap og budsjett

SIL à Overskudd.

Hallen à Overskudd.

SiljanFotball à Overskudd.

Skigruppa à Et lite underskudd.

Turn à Et lite overskudd.

Damegruppa à Overskudd. 

Sak 12+13/09 Vurdering om behov for komitèer/organisering

• Omorganisering av hele idrettslaget à la Kvelde.
• Gammel sak som igjen er svært aktuelle i forhold til at det er svært vanskelig å få folk til å påta seg de tunge lederverva.
• Må i tilfelle gjøres steg for steg.

 

Johan jobber videre med saken. 

Sak 14/09 Post

• Mottatt bekreftelse fra Brønnøysund om at SIL er registrert.
• Annen post ble videreformidlet.

 
 
 
 
 

Sak 15/09 Årsmøte planlegging

• Årsmøteannonsen har stått i avisene (TA og Varden)
• SiljanFotballs årsmøte har vært annonsert på hjemmesida.
• Påmindelse vil bli lagt ut igjen på hjemmesida. Per Arne tar jobben.
• Karsetn MÅ skrive SILs årsmelding.
• Simen og Bjørn Arild setter ut bord.
• Geir bestiller kake.
• Johan skriver saksliste og fikser/sjekker ut dette med kopiering.

 

Sak 16/09 Eventuelt

Organisasjonssekretær:

• Heidi Vasdal har levert skriftlig oppsigelse.

 

Godtgjøring:

• Idrettslaget må dekke konkrete utgifter ved ulike dugnader.
• Dekt telefonutgifter: Karsten og Johan søker om å få dekt telefonutgifter i forbindelse med arbeid for SIL pålydende kroner 3000 hver.

 

Hovdestyre går inn for Kå dekke Karstens og Johans telefonutgifter. 

Maling av ungdomsgruppas rom oppe:

• Solfird ser nærmere på saken.

 

Politiattester:

• Det har vært et generelt avisoppslag hvor det kom fram at TIK manglet mange attester.
• SIL har SOLID oversikt over politiattestene. Noen få mangler, og de fleste er ettersendte søknader.
• Per Arne har mailet med TIKs organisasjonssekretær, Sondre Fjelldalen, og fått bekreftet at SIL har gjort dette ”etter boka”.

 

 

Neste møte:

 

ÅRSMØTER – SiljanFotball og Siljan Idrettslag (disse møtene påfølger hverandre)

DAG/DATO: Torsdag 26.02.2009 (uke 9)

TID: kl. 18.00

STED: Siljanhallen 
 

Per Arne M. Hanssen

Sekretær, 15.02.09